Meddig marad érvényes egy elektronikusan aláírt dokumentum?

Mi történik a tanúsítvány lejárata után?

Az elektronikus aláíráshoz használt tanúsítvány meghatározott ideig érvényes. Ha a dokumentumot ezen időszak alatt, érvényes tanúsítvánnyal írták alá, a tanúsítvány későbbi lejárata önmagában nem törli vagy teszi semmissé a korábbi aláírást. A nehézséget az okozhatja, hogy idővel már nem állnak rendelkezésre azok az adatok, amelyekkel az aláírás korabeli érvényessége megbízhatóan igazolható.

Ebben segít a minősített elektronikus időbélyeg. Az időbélyeg bizonyítja, hogy a dokumentum és az aláírás egy meghatározott időpontban már létezett. A hosszú távú ellenőrizhetőséghez emellett meg kell őrizni a tanúsítványláncot és a tanúsítvány állapotára vonatkozó ellenőrzési információkat is.

Miért nem elég egyszerűen elmenteni a PDF-et?

Egy felhőtárhely vagy vállalati fájlszerver megőrzi a dokumentumot, de önmagában nem feltétlenül biztosítja az elektronikus aláírás hosszú távú validálhatóságát. Az alkalmazott kriptográfiai algoritmusok, tanúsítványok és időbélyegek technikai élettartama véges, ezért a hosszú időre megőrzendő iratoknál szükség lehet archiválási szintű védelemre és újabb időbélyegek elhelyezésére.

Ez különösen fontos szerződések, számviteli bizonylatok, HR-iratok, jegyzőkönyvek, pénzügyi és más, több évig megőrzendő dokumentumok esetében.

Hogyan segít a dokumentumérvényesség-megőrzés?

A FlintSign elektronikus dokumentumarchiválási szolgáltatása figyeli a dokumentumtárban tárolt, elektronikusan aláírt és időbélyegzett iratok hitelesítési adatait, és szükség esetén automatikusan új időbélyeggel védi azokat. A szolgáltatás PDF-, ASiC- és ES3-formátumú dokumentumokra is használható, beleértve a más rendszerben aláírt fájlokat is.

A papírmentes működés tehát nem ér véget az aláírással. A valóban megbízható digitális dokumentumkezelésnek az aláírás, a biztonságos tárolás, a visszakereshetőség és a hosszú távú ellenőrizhetőség teljes folyamatáról gondoskodnia kell.